En Seguridad Documental te ofrecemos un servicio de consultoría en gestión documental, donde aprenderás como hacerlo, te daremos tareas, haremos seguimiento y hasta te ayudaremos en la elaboración de algunas herramientas.
Te invitamos que nos dejes guiarte y acompañarte en el proceso que llevan las mejoras del ecosistema documental de tu empresa.
NIVEL 1: TE ENSEÑAMOS
Te enseñamos a conformar el comité de archivo de la empresa, para que las decisiones sobre la información y los documentos la tomen las personas correctas.
Te mostramos como puedes identificar los tipos de documentos y como clasificarlos según sus temas...
Te damos a conocer, y explicamos, las normas a tener en cuenta para tomar decisiones sobre la conservación de documentos, así como la clase de análisis a los que debemos someter los documentos para justificar su conservación.
De forma simple, explicamos como elaborar el cuadro de clasificación documental, las tablas de retención documental y las tablas de valoración documental. Las cuales permiten administrar técnicamente el archivo.
Te enseñamos como archivar los documentos físicos y digitales, cuáles son las mejores prácticas, cuál es el orden que deben llevar los documentos, como hacer foliación, entre otros.
Este nivel de consultoría consiste en Enseñarte y revisar a mayor profundidad los temas descritos en el nivel 1.
Te dejamos tareas que debes realizar antes de nuestra siguiente reunión.
En cada reunión revisaremos el avance en las tareas dejadas, se pulirán los conceptos, se plantean nuevas actividades y se continúa con la consultoría en nuevos temas.
Se mide constantemente el nivel de implementación de las herramientas en de gestión documental en tu empresa, dejando constancia de actas e informes.
1 . Elaboramos políticas y herramientas como el cuadro de clasificación documental, tabla de retención documental, manual de aplicación de la tabla de retención documental.
2 . Estas se socializan para que el conocimiento quede en el personal de la empresa.
3 . Entrenamos a la persona encargada por la gerencia para mantener el proceso de gestión documental al día para que pueda administrar el sistema de gestión documental.
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